Автоматизация бизнеса

* Студия больше не принимает заказы.
  Мы занимаемся своими проектами и больше не заинтересованы в выполнении сторонних проектов.
  Портфолио сохранилось только для истории.

 

Учёт клиентов и их запросов

Система автоматизации отдела продаж

Задача: Создание программного продукта, размещаемого на веб-сервере, работающего посредством веб-браузеров, который объединит клиентскую базу и работу с проектами. Так же необходима возможность получать в режиме он-лайн информацию по любому клиенту и любому проекту, оставлять комментари, напоминания, тем самым облегчить и организовать работу менеджера отдела продаж независимо от его местонахождения.

База клиентов

Основой работы системы является база клиентов. Вся функциональность системы так или иначе привязана к клиенту и его запросам. Для каждого клиента в базе данных создается индивидуальная запись.

Страница со списком клиентов. При наведении на строку клиента появляются дополнительные функциональные кнопки.

Страница со списком клиентов. При наведении на строку клиента появляются дополнительные функциональные кнопки.

Вот так добавляем данные об организации в базу.

Вот так добавляем данные об организации в базу.

На странице со списком компаний можно по-быстрому посмотреть контактные данные самой компании и ее сотрудников.

На странице со списком компаний можно по-быстрому посмотреть контактные данные самой компании и ее сотрудников.

Для удобства поиска по базе данных, фильтр поиска работает по любому параметру.

В поиске всё просто и функционально.

В поиске всё просто и функционально.

Учёт запросов

После заполнения информации об организации и контактных лицах, появляется вкладка «Запросы организации», которую можно заполнить в любое время (сразу либо позже, когда возникнет необходимость). Для каждой организации можно добавлять любое количество запросов.

Страница с запросами клиентов. Можно смотреть все запросы, а можно по конкретному клиенту.

Страница с запросами клиентов. Можно смотреть все запросы, а можно по конкретному клиенту.

Каждый запрос, закрепленный за определенной организацией, описывается следующими параметрами:

— Дата запроса
— Номер запроса
— Предмет договора
— Заказчик
— Документация по запросу
— Статус запроса
— Финансовая часть
— Доставка
— Ответственное лицо

В свою очередь, некоторые параметры таблицы содержат несколько составляющих.

Предмет договора. Указывается название оборудования по схеме: тип оборудования, название, подназвание, производительность (например: Система очистки, OUUT, X2–200, 227). При записи предметов договора система накапливает данные о предметах договора в базе данных и использует их в будущем для быстрого поиска на основе данных предмета договора.
При сохранении данных, система учитывает взаимозависимость последующего параметра от предыдущего.
Возможно добавление нескольких наименований оборудования в один заказ.

Заказчик. В таблице выводится название компании. При клике на название открывается всплывающее окно с информацией о компании, заполненной в разделе «База клиентов»

Документация по запросу. Позволяет вести историю заказа прикреплять документы, делать комментарии. Менеджеру доступно добавление документов по различным категориям.
По всем записям/документам фиксируется зата загрузки документа и имя загрузившего (Имя определяется на основе логина).

Статус запроса. Любой запрос может иметь один из возможных статусов — подготовка предложения, в работе, затормозилось, заказ выполнен, dead. Данный параметр позволяет осуществлять поиск запросов по статусу, например, быстро получить список всех компаний в статусе «Затормозилось», чтобы принять соответствующие меры. Для каждого статуса пишется комментарий в свободной форме.

Финансовая часть запроса. Содержит четыре параметра — Расчет цены (прикрепляется файл xls), условия оплаты, Договор №, Счет № (возможность прикрепления файла), Цена контракта, комментарий.

Доставка. В процессе отработки запроса меняются статусы доставки. Система предусматривает пять статусов доставки.

Пользователи системы

Для более качественно организации работы менеджеров Система может использовать две роли: Администратор и Менеджер.

Администратор имеет права на просмотр всех записей во всех разделах, а также он создает аккаунты для менеджеров.
При создании аккаунта администратор назначает каждому менеджеру логин и пароль, указывает какие записи он может просматривать (все или только те, по которым он назначен ответственным лицом).

Менеджеры могут выполнять действия и иметь отношение к списку клиентов и заказов, соответственно наделенным правам.

Каждое действие менеджера фиксируется датой и именем менеджера. Таким образом руководитель и другие менеджеры всегда смогут видеть кто конкретно добавил комментарий или прикрепил документ.

Система напоминаний

Система напоминаний является одним из важнейших инструментов работы менеджеров и заменяет работу с ежедневниками или другими программами-органайзерами не привязанными к реальной базе клиентов компании.

В интерфейсе Системы напоминаний, которая является единым целым со всей программой, каждый менеджер в отношении любого заказа (или клиента) может сделать себе напоминание когда необходимо перезвонить или написать, отправить документ, сделать определенное действие. В заданное время напоминание будет отправлено на электронный адрес менеджера и открыто дополнительно в Агенте.
Также при входе в Систему и при наличии напоминаний на сегодня у менеджера будет появляться сигнализатор «Мои напоминания».

Напоминания можно установить думя способами:
1) каждая строка запроса или клиента имеет кнопку «Напоминание», при нажатии которой устанавливается напоминание конкретно в отношении данного запроса или клиента.
2) интерфейс программы имеет кнопку «Напоминание», при нажатии которой можно установить любое напоминание, не привязанное к запросу или клиенту, в том числе личное напоминание.

Установка напоминания в отношении конкретного клиента.

Установка напоминания в отношении конкретного клиента.

Напоминание на экране монитора, «Агент»

Если у менеджера закрыт браузер и он не проверил электронную почту, но компьютер имеет активное соединение с Интернет, напоминание сработает в виде всплывающей подсказки в правом нижнем углу монитора (аналогично тому как показываются сообщения skype, icq, системные сообщения Windows).

Для этого инсталлируется на компьютер менеджера небольшая программка «Агент», которая сам логинится к системе (используя логин и пароль менеджера) и выводит на монитор сообщения в нужное время. Программка работает в режиме автозапуска и не требует, чтобы ее постоянно включали.

В настройках «Агента» можно указать какие уведомления менеджер желает оперативно получать:
— В систему добавлен новый запрос
— Изменен статус запроса
— Изменен статус доставки
— Добавлен комментарий к запросу
— Напоминания

Вот, в общем-то, и всё. Кому надо что-то подобное — обращайтесь!

Демо-версия системы (логин по запросу)
Вверх
 
zaptrade_main.html